Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES neboli GDPR (General Data Protection Regulation) je uceleným souborem pravidel na ochranu dat v EU. Cílem je hájit co nejvíce práva občanů EU (tzv. subjekty údajů) proti neoprávněnému zacházení s jejich daty a osobními údaji, dát jim větší kontrolu nad tím, co se s jejich daty děje. GDPR se dotkne každého, kdo shromažďuje nebo zpracovává osobní údaje. Účinnosti nabývá v celé EU jednotně od 25. května 2018. V ČR nahrazuje současnou právní úpravu ochrany osobních údajů v podobě zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů.
Ochrana osobních údajů
Správce osobních údajů: Město Planá
Pověřenci pro ochranu osobních údajů:
Veronika Horká 723 221 120
Alexandr Fedorov 724 664 074
e-mail: eurogdpr@email.cz
Informace o způsobu získávání, zpracování a nakládání s osobními údaji uživatelů knihovních služeb Městské knihovny v Plané(dále jen Knihovna).
Vážení uživatelé, prostřednictvím tohoto dokumentu vás chceme seznámit s tím, jaké osobní údaje Knihovna zpracovává, jak je uchovává, využívá a chrání. Nakládání s osobními údaji je v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), dále jen Nařízení, které nabývá účinnosti 25. 5. 2018, a dalšími návaznými legislativními dokumenty ČR.
K čemu vaše osobní údaje potřebujeme a jak je využíváme?
Služeb Knihovny může využívat každý bez rozdílů. Základním a závazným dokumentem, upravujícím práva a povinnosti Knihovny i jejích uživatelů, je Knihovní řád společně s jeho přílohami. Některé služby poskytujeme anonymně, bez nutnosti povinné registrace, ale řadu služeb může Knihovna poskytovat pouze konkrétní osobě. Z tohoto důvodu potřebujeme znát některé vaše osobní údaje. Jedná se zejména o půjčování knihovních dokumentů mimo prostory Knihovny (tzv. absenční výpůjčky) a služby na tyto výpůjčky navázané (správa uživatelského konta, rezervace, objednávky, historie výpůjček apod.), ale i některé služby poskytované přímo v prostorách Knihovny (přihlašování na akce s omezeným počtem účastníků). Tyto adresné služby nabízíme pouze registrovaným uživatelům, kteří se ke službám přihlašují vyplněním registrační smlouvy.
Jaké osobní údaje k zabezpečení poskytování knihovních služeb zpracováváme?
K zabezpečení půjčování knihovních dokumentů uživatelům mimo prostory Knihovny potřebujeme znát základní a povinné údaje o osobě (subjekt údajů), která chce tyto služby využívat. Musíme tedy znát její jméno a příjmení, datum narození a adresu bydliště. Tyto údaje kontrolujeme na základě předložení občanského průkazu konkrétní osoby. U osob mladších 15 let (dětí) pak potřebujeme znát ještě údaje o jejich zákonném zástupci, a to jméno a příjmení a kontaktní adresu. Tyto údaje jsou zpracovávány zejména z důvodu ochrany knihovního fondu, kterou Knihovně ukládá Knihovní zákon č. 259/2001 Sb.
Nepovinné kontaktní osobní údaje (e-mailová adresa a telefonní číslo) využíváme pro snadnější a efektivnější komunikaci s uživateli a pro jejich informování o blížícím se konci výpůjční doby, připravených objednávkách a rezervacích, sankčních poplatcích nebo o nových službách a akcích Knihovny. Prostřednictvím svého uživatelského konta si může každý uživatel nastavit, zdali chce zprávy o akcích a aktivitách Knihovny e-mailem dostávat. Poštovní adresu uživatele využíváme, pokud uživatel nevybere žádnou z variant elektronické komunikace nebo jeho prodlení s vrácením výpůjček je delší než 60 dnů.
Knihovna rovněž uchovává historii výpůjček, objednávek a záznamy o použití registračního průkazu a pohybu knihovní jednotky pro případ řešení sporných situací i pro přehled uživatele o jeho čtenářské historii. V případě, že si uživatel nepřeje historii výpůjček uchovávat, může písemně požádat o její vymazání osobně v Knihovně.
Údaje z výpůjční činnosti nám mohou pomoci lépe budovat požadovaný knihovní fond, rozvíjet výpůjční služby a přispět k případným úpravám otevírací doby našich pracovišť.
Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?
Všechny zpracovávané osobní údaje uchováváme po dobu platnosti uživatelské registrace prodloužené o 1 rok. Během tohoto roku má každý uživatel možnost si své členství v Knihovně včas obnovit, aniž by přišel o historii svých výpůjček a další informace s ním související. Po uplynutí této doby Knihovna veškeré osobní údaje uživatele anonymizuje. Anonymizace představuje smazání veškerých osobních údajů, na základě kterých by bylo možné konkrétního uživatele identifikovat a zbylé údaje tak nebylo možné k němu přiřadit. Knihovna takto anonymizované údaje však může dále využívat pro statistické účely. O anonymizaci může uživatel písemně požádat i dříve, pokud si již nepřeje využívat služeb Knihovny a má vyrovnány všechny své závazky (vráceny všechny výpůjčky a případně uhrazeny finanční nedoplatky).
Kde můžete své osobní údaje, které o vás zpracováváme a evidujeme, zkontrolovat?
Náhled na všechny osobní údaje, které Knihovna o uživatelích uchovává, je dostupný on-line v uživatelském kontě. To je dostupné každému uživateli po přihlášení na webových stránkách Knihovny https://knihovnaplana.webk.cz. Uživatelské konto nabízí kromě přehledu údajů o konkrétní osobě (identifikační a kontaktní údaje) také přehled aktuálních výpůjček, historii výpůjček od začátku registrace nebo doby anonymizace výpůjček na vyžádání, platební údaje včetně historie plateb, informace o zadaných objednávkách a rezervacích, případně další informace (zakoupené/objednané vstupenky).
Uživatel má právo požádat o přístup ke svým osobním údajům zpracovávaným Knihovnou a tento výpis získat rovněž v elektronické podobě. Uživatel může žádost o přístup k osobním údajům podat prostřednictvím pracoviště Knihovny na nám. Svobody 56, Planá (půjčovna pro dospělé), na telefonním čísle 374 792 721 nebo na e-mailové adrese knihovna@muplana.cz. První výpis poskytne Knihovna uživateli zdarma nejpozději do jednoho měsíce po obdržení písemné, elektronické, telefonické nebo ústní (osobní) žádosti a po ověření totožnosti žadatele.
Aktuálnost a úprava osobních údajů
Knihovna se snaží udržovat uchovávané osobní údaje svých uživatelů vždy aktuální a při osobním prodlužování platnosti uživatelské registrace se na jejich aktuálnost pravidelně ptá. Prosíme čtenáře, aby každou změnu osobních údajů, které uchováváme, oznámili Knihovně při nejbližší osobní návštěvě. Vybrané osobní údaje si uživatelé mohou sami upravit ve svém čtenářském kontě (e-mail, telefon, kontaktní adresa) prostřednictvím webových stránek https://knihovnaplana.webk.cz.
Upozorňujeme, že některé zprávy zasílá Knihovna pouze elektronicky na e-mailovou adresu. Jedná se zpravidla o upozornění na blížící se konec výpůjční doby, pozvánky na akce apod. Tyto zprávy vám tedy můžeme odesílat, pouze máme-li u nás zaregistrovanou vaši správnou a funkční e-mailovou adresu.
Pomocí jakých nástrojů osobní údaje zpracováváme a jak je uchováváme? Jak jsou osobní údaje zabezpečeny?
Osobní údaje zpracováváme písemně na registračních smlouvách a tyto smlouvy uchováváme v uzamykatelných prostorách a skříních. Přístup k těmto údajům mají pouze oprávnění zaměstnanci Knihovny. Elektronicky jsou osobní údaje uchovávány v automatizovaném knihovním systému a na výpočetní technice ve vlastnictví Knihovny. Veškerá výpočetní technika je umístěna v prostorách Knihovny, pravidelně servisována a aktualizována. Přístup k této technice mají pouze oprávnění zaměstnanci Knihovny a pracovníci servisních společností mající s námi smlouvu o servisních službách.
Zpracovávají vaše osobní údaje ještě další subjekty nebo jsou poskytovány někomu dalšímu?
Knihovna zpracovává osobní údaje svých registrovaných uživatelů ve vlastním knihovním systému a tyto údaje za účelem jejich dalšího zpracování předává dalším zpracovatelům. Na základě oprávněných právních důvodů a účelů zpracování mohou být osobní údaje předány právnímu zástupci Knihovny, a to pouze za účelem vymáhání pohledávek z výpůjční činnosti. Na tuto skutečnost je však případný dlužník vždy s dostatečným předstihem upozorněn. Osobní údaje, které Knihovna zpracovává elektronicky, může na výslovnou a písemnou žádost uživatele a po ověření jeho totožnosti Knihovna předat jiné osobě nebo společnosti na základě uživatelova přání. Přehled všech zpracovatelů osobních údajů pro správce je uveden v Knihovním řádě.
Jak může přispět ke zvýšení bezpečnosti svých osobních údajů přímo uživatel?
Knihovna veškeré spravované údaje důsledně zabezpečuje prostřednictvím dostupných bezpečnostních prostředků, přesto může každý uživatel k bezpečnosti přispět i svým zodpovědným chováním. Jak? Nepůjčujte váš registrační průkaz jiným osobám, protože přihlásit se do knihovny může dnes opravdu každý. Předcházejte ztrátě svého průkazu. Nesdělujte své přihlašovací údaje k uživatelskému on-line kontu dalším osobám a přístupové heslo si volte v souladu s doporučeními pro bezpečné heslo (http://www.bezpecnyinternet.cz/zacatecnik/hesla/) – minimální délka 8 znaků, aspoň jedno malé a jedno velké písmeno, číslice a speciální znak (tečka, čárka apod.). Při procházení internetu na veřejných počítačích využívejte funkce anonymního prohlížení, kterou disponují všechny moderní internetové prohlížeče.
Ochrana osobních údajů v ČR
Dohled nad dodržováním Nařízení má Úřad pro ochranu osobních údajů, na který se můžete obrátit v případě stížnosti, dotazu nebo prošetření nejasností v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů. Budeme však rádi, pokud se s podnětem ohledně svých osobních údajů obrátíte nejprve na nás, a to prostřednictvím provozně ekonomického útvaru Knihovny na e mailové adrese knihovna@muplana.cz nebo na telefonním čísle 374 792 721
V Plané dne 25. 5. 2018.
Žádost o zrušení registrace
a odstoupení od smlouvy o poskytování služeb odborem kultury - knihovna – Město Planá
Adresa odboru: nám. Svobody 56, Planá, PSČ:34815
Kontakt: knihovna@muplana.cz, tel.:374 792 721
Ze ztrany uživatele
1. Odstupuji od smlouvy o poskytování služeb Knihovna – odbor kultury Města Planá
2. Žádám o zrušení registrace a výmaz mých osobních údajů z databáze
registrovaných uživatelů.
3. Prohlašuji, že mám všechny své závazky vůči odb. Knihovna vypořádány.
Jméno a příjmení uživatele:..................................................................................................
Evidenční číslo (číslo čtenářské legitimace):......................................................................
Datum:................................................ Podpis:...................................................
Potvrzení o přijetí žádosti o zrušení registrace
a odstoupení od smlouvy o poskytování služeb odbor kultury Města Planá - Knihovna
Ze strany Město Planá – odb.kultury
Městská knihovna se sídlem náměstí Svobody 56,348 15, která je součástí odboru kultury Města Planá
dále odb. Knihovna - zastoupena:....................................................... potvrzuje, že
od pana/ paní:.......................................................................................................................
evidenční číslo (číslo čtenářské legitimace):.....................................................................
přijala žádost o zrušení registrace a odstoupení od smlouvy o poskytování služeb a prohlašuje, že všechny předchozí vzájemné závazky jsou vypořádané. Žádosti se tímto v plném rozsahu vyhovuje.
Po ukončení spolupráce knihovna provede likvidaci osobních údajů
- skartací originálních písemností: přihlášky čtenáře, event. změnové formuláře, které čtenář vyplnil;
- případnou anonymizací identifikačních údajů v počítačových databázích.
Datum:................................
Razítko a podpis zodpovědného pracovníka od. Knihovny:..........................................
Příloha Knihovního řádu
Způsoby získávání, zpracování a nakládání s osobními údaji
uživatelů Městské knihovny v Plané
1. Obecné ustanovení
Knihovna zpracovává a spravuje osobní údaje uživatelů knihovních služeb (subjektů údajů) v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), dále jen Nařízení.
2. Základní pojmy
2.1. Osobním údajem se rozumí jakákoliv informace, která se týká určené nebo určitelné fyzické osoby, tedy např. i historie výpůjčního procesu nebo výše dluhu, vzniklá na základě uživatelských aktivit.
2.2. Subjektem údajů je ten, o jehož údaje se jedná (dále jen Uživatel).
2.3. Zpracováním osobních údajů je jakákoliv operace s nimi činěná, tedy včetně jejich zobrazení, uložení v listinné podobě, přepsání do databáze, opravy, anonymizace apod.
2.4. Správcem osobních údajů (dále jen Správce) je provozovatel knihovny, tedy Město Planá, odbor kultury - knihovna(dále jen Knihovna). Provozovatel Knihovny je dále v textu vždy označován za Správce.
2.5. Zpracovatelem osobních údajů (dále jen Zpracovatel) je ten, kdo pro Knihovnu s osobními údaji jakkoli nakládá, nikoli však její vlastní zaměstnanec. Zpracovatelem může být i Knihovna, zpracovává-li osobní údaje uživatelů pro jiného správce, než je ona sama. Přehled zpracovatelů a způsobu zpracování osobních údajů je uveden v bodě 11 této přílohy.
2.6. Pověřenec pro ochranu osobních údajů - Veronika Horká, Alexandr Fedorov , e-mail: eurogdpr@email.cz, (dále jen Pověřenec) je ten, kdo poskytuje informace a poradenství Správci a Zpracovateli, včetně jejich zaměstnancům, kteří se na správě osobních údajů podílejí. Pověřenec monitoruje soulad zpracování s Obecným nařízením a dalšími předpisy. Pověřenec spolupracuje s Úřadem pro ochranu osobních údajů.
3. Zásady získávání a zpracovávání osobních údajů
Knihovna dodržuje základní zásady (principy) zpracování osobních údajů uvedených v čl. 5 Nařízení. Osobní údaje jsou
a) zpracovávány korektně a zákonným a transparentním způsobem (zákonnost, korektnost a transparentnost)
b) shromažďovány pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely (účelové omezení)
c) přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány (minimalizace údajů)
d) přesné a v případě potřeby aktualizované (přesnost)
e) uloženy ve formě umožňující identifikaci subjektů údajů po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány (omezení uložení)
f) zpracovávány způsobem, který zajistí náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením (integrita a důvěrnost)
4. Zpracovávané a uchovávané osobní údaje
4.1. Knihovna má zpracovány Záznamy o činnostech zpracování pro všechny kategorie zpracovávaných osobních záznamů uvedených v bodech 4.3 až 4.11
4.2. Knihovna je oprávněna zpracovávat osobní údaje Uživatelů pouze v rozsahu nutném pro zabezpečení právních důvodů zpracování, uvedeném v Nařízení, a zpracované v Záznamech o činnostech zpracování. Na základě těchto dokumentů zpracovává Knihovna pouze osobní údaje Uživatelů v níže uvedeném rozsahu, k danému účelu a z konkrétních právních důvodů.
4.3. Osobní údaje registrovaných Uživatelů pro zabezpečování absenčních služeb (výpůjček)
4.3.1. Povinné osobní údaje
jméno a příjmení,
adresa bydliště (ulice, město, PSČ),
datum narození,
jméno a příjmení zákonného zástupce (u Uživatelů mladších 15 let),
kontaktní adresa (ulice, město, PSČ) zákonného zástupce (u Uživatelů mladších 15 let).
Knihovna zpracovává výše uvedené povinné osobní údaje k zabezpečení registrace Uživatelů ke všem službám Knihovny a vystavení průkazu Uživatele. Osobní údaje jsou ověřovány podle platných identifikačních dokladů (občanský průkaz, cestovní pas, apod.), u dětí do 15 let podle přihlášky podepsané zákonným zástupcem. Uživatel, který neposkytne níže uvedené základní a povinné osobní údaje, může využívat pouze prezenčních služeb Knihovny poskytovaných bez registrace a vždy za tyto služby uhradit příslušný jednorázový registrační poplatek dle Ceníku služeb.
Účel: Povinné údaje slouží k evidenci Uživatelů, se kterými má Knihovna uzavřenu registrační smlouvu. Na základě těchto povinných údajů jsou registrovaným Uživatelům poskytovány knihovnické, informační a další služby na základě Knihovního zákona a blíže vymezené Knihovním řádem. Osobní údaje Uživatelů (adresa bydliště) jsou využívány k zasílání zpráv přímo se vztahujících k plnění těchto služeb (upomínky, informace o rezervacích). Evidované povinné osobní údaje slouží k zabezpečení ochrany knihovního fondu a pro případné vymáhání pohledávek z výpůjční činnosti.
Právní důvod:
Plnění smlouvy (poskytování knihovních služeb a souvisejících činností)
Oprávněný zájem (ochrana knihovního fondu, vymáhání pohledávek)
4.3.2. Nepovinné kontaktní osobní údaje
kontaktní adresa (ulice, město, PSČ),
telefonní kontakt,
e-mailová adresa,
souhlas zákonného zástupce s půjčováním speciálních druhů dokumentů (deskové hry) Uživatelem mladším 15 let,
Účel:
Nepovinné osobní údaje slouží k lepší komunikaci s Uživateli, kam patří služby zasílání informací o blížícím se konci výpůjční doby, provádění rezervací, objednávek a odkládání knihovních dokumentů z volného výběru Uživatelem a informovaní o jejich připravenosti, zasílání informací o akcích a aktivitách realizovaných Knihovnou.
4.4. Osobní údaje neregistrovaných Uživatelů - návštěvníci besed, přednášek a vzdělávacích akcí s dodatečnou registrací k účasti
jméno a příjmení,
telefonní kontakt,
e-mailová adresa,
fotografická dokumentace,
video dokumentace
Účel:
Osobní údaje Uživatelů, návštěvníků besed, přednášek a vzdělávacích akcí s dodatečnou registrací k účasti (jméno a příjmení, telefonní kontakt, e-mailová adresa) jsou zpracovávány z administrativních důvodů, a to pro evidenci účastníků z hlediska sledování obsazenosti jednotlivých akcí a aktivit a informování účastníků o náležitostech související s těmito akcemi a aktivitami (potvrzení rezervace místa na události, informace o zaplněnosti události, změna místa a času konání apod.).
Fotografická a video dokumentace je pořizována pouze v rámci realizace kulturních, vzdělávacích a společenských akcí Knihovny a ze zpravodajských a reportážních důvodů. Ze záznamů není vytvářena žádná další evidence o fyzických osobách ani nejsou k zobrazeným či zaznamenaným osobám systematicky přiřazovány další osobní údaje. Všichni účastníci každé akce, ze které je pořizován fotografický nebo video záznam, jsou viditelně a výrazně o této skutečnosti, a to jak vizuálně, tak verbálně, informováni.
Právní důvod:
Plnění smlouvy (účast na akcích a aktivitách Knihovny, využívání služeb)
4.5. Osobní údaje neregistrovaných Uživatelů anonymních služeb Knihovny
U Uživatelů anonymních služeb Knihovny (prezenční výpůjčky knihovních dokumentů, přístup k internetu, připojení k internetu prostřednictvím Wi-Fi, účast na besedách a přednáškách bez registrace) nejsou zpracovávány a uchovávány žádné osobní údaje.
4.6. Statistické údaje
údaje o počtu absenčních a prezenčních výpůjček
údaje o druhu výpůjček (kniha, periodikum, CD, elektronický zdroj)
údaje o tematickém zařazení výpůjček (beletrie, naučná)
údaje o počtu návštěv (fyzických a virtuálních)
Účel: Údaje jsou zpracovávány v souvislosti s povinností Knihovny vykazovat statistiku své činnosti zřizovateli a orgánům státu (NIPOS). Zpracovávané údaje jsou zcela anonymní a není možné na jejich základě identifikovat žádné konkrétní osoby. Údaje evidovány pouze elektronicky.
Právní důvod:
Oprávněný zájem (výkazy činnosti)
Plnění právních povinností (zákon č. 257/2001 Sb., Knihovní zákon, zákon č. 89/1995 Sb., o statistické službě)
4.7. Služební údaje
údaje o výpůjčkách, rezervacích, objednávkách a službách MVS vč. jejich historie
údaje o příchodech a odchodech z Knihovny vč. jejich historie
údaje o vydaných a zrušených legitimacích
údaje o přístupech do uživatelského konta a změnách v něm provedených
Účel:
Údaje jsou zpracovávány z důvodu evidence poskytovaných knihovních služeb a ochrany knihovního fondu. Údaje zároveň poskytují Uživatelům historii jejich realizovaných výpůjček, na základě kterých pak systém umožňuje Uživatele informovat, zdali již tyto knihovní dokumenty měl v minulosti vypůjčeny. Údaje evidovány pouze elektronicky.
Právní důvod:
Plnění smlouvy (poskytování knihovních služeb a souvisejících činností, informace pro Uživatele)
Oprávněný zájem (ochrana knihovního fondu, vymáhání pohledávek)
4.8. Účetní údaje z výpůjční činnosti
údaje o provedených finančních transakcích mezi Uživatelem a Knihovnou (zaplacené registrační a sankční poplatky - upomínky)
Účel:
Údaje jsou zpracovávány z důvodu účetní evidence dle souvisejících účetních zákonů.
Údaje evidovány pouze elektronicky.
Právní důvod:
Plnění smlouvy (poskytování knihovních služeb a souvisejících činností)
Plnění právních povinností (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví)
Oprávněný zájem (vymáhání pohledávek z výpůjční činnosti)
4.9. Osobní údaje registrovaných / neregistrovaných Uživatelů s plnou mocí
jméno a příjmení zmocněnce,
adresa bydliště zmocněnce (ulice, město, PSČ),
datum narození zmocněnce
Účel:
Osobní údaje Uživatelů – zmocněnců, kteří zabezpečují absenční výpůjčky knihovních dokumentů pro Uživatele – zmocnitele, kteří si nemohou realizovat absenční půjčování knihovních dokumentů svými silami (nemoc, nemohoucnost, stáří apod.).
Právní důvod:
Plnění smlouvy (poskytování knihovních služeb a souvisejících činností)
Oprávněný zájem (ochrana knihovního fondu, vymáhání pohledávek)
4.10. Osobní údaje účastníků vícedenních akcí pro děti do 15 let (Noc s Andersenem apod.)
jméno a příjmení,
datum narození,
adresa bydliště (ulice, město, PSČ),
telefonní kontakt,
jméno a příjmení zákonného zástupce,
adresa bydliště zákonného zástupce (ulice, město, PSČ),
telefonní kontakt zákonného zástupce,
fotografická a video dokumentace z akcí,
Účel:
Osobní údaje účastníků vícedenních akcí pro děti do 15 let jsou zpracovávány pro zabezpečení účasti Uživatele na těchto akcích a aktivitách.
Video a audio dokumentace je prováděna v rámci zpravodajské a dokumentační činnosti a výběr z těchto dokumentů je prezentován na webových stránkách Knihovny.
Právní důvod:
Plnění smlouvy (účast na vzdělávacích a volnočasových aktivitách pořádaných Knihovnou)
Veřejný zájem (ochrana zdraví – potvrzení o bezinfekčnosti)
4.11. Osobní údaje anonymních návštěvníků www stránek Knihovny
IP adresa anonymního Uživatele,
čas přístupu na www stránku,
navštívená www stránka nebo stažený soubor,
Účel:
Identifikační osobní údaje anonymních návštěvníků www stránek Knihovny nejsou automaticky shromažďovány. Při návštěvách www stránek jsou pouze do logovacích souborů zaznamenávány informace související s přístupem na konkrétní www stránky Knihovny z důvodu ochrany www stránek před zneužíváním a zatěžováním z důvodu vysokého přístupu anonymních Uživatelů.
Uvedené osobní údaje není možné prostředky Správce identifikovat s konkrétní fyzickou osobou.
Právní důvod:
Oprávněný zájem (eliminace nadužívání a zatěžování www stránek Knihovny vysokým počtem přístupů anonymních Uživatelů).
4.12. Osobní údaje návštěvníků uživatelského konta on-line katalogů WWW
IP adresa,
datum a čas přístupu do uživatelského konta,
informace o změnách osobních údajů Uživatelem,
cookies
Účel:
Přehled o přístupu do uživatelského konta prostřednictvím on-line katalogu, prodlužování absenčních výpůjček a informace o změnách vybraných osobních údajů (telefonní kontakt, e-mailová adresa, povolení zasílání informací o akcích a aktivitách na uvedený e-mailový kontakt) přímo registrovaným Uživatelem. Pokud si Uživatel změní svoje osobní údaje, může dojít v případě jejich nesprávného zadání k omezení těchto služeb (objednávky ze skladu, připomínky apod.) a je potřeba mít možnost zdokumentovat, že tuto nefunkčnost si zapříčinil sám Uživatel.
Právní důvod:
Plnění smlouvy (umožnění prodlužování a úprav vybraných osobních údajů)
Oprávněný zájem (informace o změnách vybraných osobních údajů ve vazbě na možné chyby a nefunkčnost některých poskytovaných služeb)
5. Způsob uchovávání a zpracovávání osobních údajů
Knihovna uchovává základní povinné i nepovinné osobní údaje Uživatelů v písemné podobě (podepsaná registrační smlouva a elektronicky v automatizovaném knihovním systému.
Vzhledem k centralizovanému výpůjčnímu systému a možnosti využívat veškerých služeb Knihovny na kterémkoliv z jejích pracovišť v rámci jednotného platného registračního průkazu mají přístup k osobním údajům Uživatelů v elektronické podobě (automatizovaný knihovní systém) oprávnění
zaměstnanci všech pracovišť Knihovny, která poskytují přímé knihovní služby.
5.1. Písemná dokumentace
Veškerá písemná dokumentace s osobními údaji Uživatelů uvedenými v bodech 4.3 (registrovaní Uživatelé absenčních knihovních služeb), 4.4 (neregistrovaní Uživatelé - návštěvníci besed, přednášek a vzdělávacích akcí s dodatečnou registrací k účasti), 4.9 (Uživatelé s plnou mocí), a 4.10 (účastníci vícedenních akcí pro děti do 15 let) je umístěna v uzamykatelných skříních, v uzamykatelných prostorách a se zabezpečením proti přístupu neoprávněných osob. Přístup k těmto osobním údajům mají pouze oprávnění zaměstnanci Knihovny.
5.2. Elektronická dokumentace
Veškeré osobní údaje Uživatelů zpracovávané a uchovávané v rámci elektronické evidence jsou zpracovávány na zařízeních a programovém vybavení ve vlastnictví Knihovny umístěném v prostorách Knihovny. Výpočetní technika je pravidelně servisována, programové vybavení je pravidelně aktualizováno bezpečnostními opravami a veškerá výpočetní technika je vybavena moderním a pravidelně aktualizovaným antivirovým systémem.
Osobní údaje Uživatelů, související s výpůjčními a dalšími činnostmi Knihovny, uvedené v bodech 4.3 (registrovaní Uživatelé absenčních knihovních služeb), 4.6 (statistické údaje), 4.7 (služební údaje), 4.8 (účetní údaje z výpůjční činnosti) a 4.9 (Uživatelé s plnou mocí), jsou evidovány v automatizovaném knihovním systému. Přístup k osobním údajům v rámci elektronické evidence mají pouze pověření interní zaměstnanci Knihovny s příslušným přístupovým oprávněním a externí servisní pracovníci na základě zpracovatelské smlouvy a o přístupu k těmto údajům jsou automaticky v informačním systému vytvářeny logovací informace.
Osobní údaje Uživatelů uvedené v bodě 4.4 (neregistrovaní Uživatelé - návštěvníci besed, přednášek a vzdělávacích akcí s dodatečnou registrací k účasti) a 4.10 (účastníci vícedenních akcí pro děti do 15 let) jsou zpracovávány prostřednictvím kancelářských aplikací MS Word a MS Excel a přístup k těmto údajům mají pouze oprávnění zaměstnanci Knihovny. Přístup k těmto dokumentům mají pouze pověření interní zaměstnanci Knihovny s příslušným přístupovým oprávněním.
Osobní údaje anonymních Uživatelů uvedené v bodě 4.11 (údaje anonymních návštěvníků www stránek Knihovny) jsou ukládány v logovacích souborech www serveru. K informacím mají přístup pouze oprávnění správci informačních systémů Knihovny.
Osobní údaje registrovaných Uživatelů uvedené v bodě 4.12 (údaje návštěvníků uživatelského konta on-line katalogů WWW ) jsou ukládány v logovacích souborech automatizovaného knihovního systému. K informacím mají přístup pouze oprávnění zaměstnanci Knihovny a správci informačních systémů Knihovny.
5.3. Fotografická a video dokumentace z veřejných kulturních, vzdělávacích a společenských akcí
Veškeré osobní údaje související s fotografickou a video dokumentací, které jsou pořizovány z kulturních, vzdělávacích a společenských akcí pořádaných Knihovnou, jsou uchovávány ze zpravodajských a reportážních důvodů. Záznamy jsou uchovávány na technických zařízeních ve vlastnictví Knihovny a zabezpečeny proti přístupu neoprávněných osob. Přístup k nim mají pouze oprávněné osoby, určení zaměstnanci Knihovny na základě přidělených přístupových práv.
5.4. Evidence přístupů pracovníků Správce k osobním údajům
Každý přístup a aktualizace k osobním údajům Uživatelů v rámci písemného a elektronického zpracování jsou evidovány a je možné dohledat konkrétního pracovníka Správce osobních údajů (Knihovny), který s těmito údaji pracoval.
6. Zálohování dat s osobními údaji v elektronické podobě
6.1. Veškeré osobní údaje Uživatelů v elektronické podobě jsou pravidelně zálohovány.
Knihovna uchovává zálohy dat po dobu maximálně 1 roku od jejich vytvoření.
7. Doba uchovávání osobních údajů Uživatelů
7.1. Osobní údaje Uživatelů pro zabezpečení absenčních služeb (výpůjček) uvedené v bodech 4.3, 4.6, 4.7 a 4.9 uchovává Knihovna v písemné i elektronické podobě po dobu 12 měsíců od skončení platnosti průkazu Uživatele a zároveň lhůty alespoň 12 měsíců od vypořádání posledního závazku Uživatele vůči Knihovně. Osobní údaje uvedené v bodě 4.8 (účetní údaje) uchováváme v písemné podobě v souladu s právními předpisy ČR po dobu 5 let. Po této době jsou všechny osobní údaje Uživatelů zlikvidovány v souladu s vnitřními předpisy. V případě, že Uživatel písemně požádá o ukončení zpracování svých osobních údajů, považuje se jeho členství v knihovně za ukončené a Knihovna provede likvidaci jeho osobních údajů nejpozději do sedmi pracovních dnů od obdržení žádosti, příp. do sedmi pracovních dnů od vypořádání posledního závazku Uživatele vůči Knihovně. Osobní údaje jsou likvidovány formou anonymizace, viz bod 8.2.
7.2. Osobní údaje neregistrovaných Uživatelů, návštěvníků besed, přednášek a vzdělávacích akcí s dodatečnou registrací k účasti uvedené v bodě 4.4 jsou zpravidla uchovávány pouze před a po dobu konání konkrétní události, max. však do 30 dnů po ukončení události, kdy jsou v konkrétních případech na kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní kontakt - SMS) zasílány materiály souvisejí s tématem
absolvovaných akcí a aktivit (certifikáty, vzdělávací materiály, informace o absolvované akci a aktivitě). Po této době jsou osobní data související s těmito událostmi smazána a písemné dokumenty skartovány. Fotografická a video dokumentace je uchovávána z důvodu dokumentačních a zpravodajských po neomezeně dlouhou dobu.
7.3. Osobní údaje Uživatelů uvedené v bodě 4.10 (účastníci vícedenních akcí pro děti do 15 let) jsou evidovány pouze před zahájením akce a po dobu jejího trvání z důvodu administrace akce. Fotografická a video dokumentace je uchovávána z důvodu dokumentačních a zpravodajských po neomezeně dlouhou dobu.
7.4. Osobní údaje anonymních Uživatelů uvedené v bodě 4.11 (údaje anonymních návštěvníků www stránek Knihovny) jsou ukládány na serveru max. 90 dnů.
7.4. Osobní údaje registrovaných Uživatelů uvedené v bodě 4.12 (údaje návštěvníků uživatelského konta on-line katalogů ) jsou ukládány v automatizovaném knihovním systému maximálně 12 měsíců po skončení platnosti registrace a po této době jsou data anonymizována (anonymizace viz bod 8.2).
8. Ukončení zpracování a uchovávání osobních údajů a jejich skartace
8.1. Veškeré osobní údaje uvedené v bodech 4.3, 4.6, 4.7, 4.8 a 4.9 po skončení doby jejich uchovávání jsou archivovány (anonymizovány) v rámci elektronických informačních systémů (knihovní systém) a veškerá písemná dokumentace (registrační smlouva, plná moc) je skartována ve lhůtách uvedených v bodě 7.1.
8.2. Anonymizace osobních údajů představuje odstranění všech identifikačních údajů Uživatele (jméno a příjmení, adresa bydliště, datum narození, telefonní kontakt, e-mailová adresa, kontaktní adresa) z informačního systému takovým způsobem, že není možné na základě ostatních dat zachovaných v informačním systému (historie výpůjček, objednávky, poplatky a návštěvy) identifikovat tato data s konkrétní osobou. Knihovna tato data uchovává ze statistických důvodů a k rozvoji budovaného knihovního fondu.
8.3. Knihovna provádí anonymizaci osobních údajů Uživatelů pravidelně každý měsíc, vždy k poslednímu dni kalendářního měsíce.
8.4. Zpracování a uchovávání osobních údajů Uživatelů knihovních služeb uvedených v bodě 4.4 (neregistrovaní Uživatelé, návštěvníci besed, přednášek a vzdělávacích akcí s dodatečnou registrací k účasti) je ukončeno dnem účasti na akci a odeslání případných souvisejících dokumentů (certifikáty o absolvování apod.), a to ve lhůtách stanovených v bodě 7.2
8.5. Zpracování a uchovávání osobních údajů Uživatelů uvedených v bodě 4.10 (účastníci vícedenních akcí pro děti do 15 let) je ukončeno skončením akce a písemná dokumentace s osobními údaji je skartována, elektronická dokumentace s osobními údaji je vymazána.
8.6. Osobní údaje anonymních Uživatelů uvedené v bodě 4.11 (údaje anonymních návštěvníků www stránek Knihovny) jsou automaticky smazány po uplynutí 90 dnů od jejich záznamu.
8.7. Osobní údaje registrovaných Uživatelů uvedené v bodě 4.12 (údaje návštěvníků uživatelského konta on-line katalogů) jsou ve lhůtě 12 měsíců po skončení platnosti registrace Uživatele a vyrovnání všech závazků ke Knihovně anonymizovány (anonymizace viz bod 8.2).
9. Práva Uživatelů
9.1. Uživatel má právo být informován o zpracování svých osobních údajů, jejich rozsahu, účelu, způsobu a doby uchovávání.
9.2. Uživatel má právo na přístup ke svým osobním údajům a tyto informace získat bezplatně. Uživatel může žádost o přístup k osobním údajům podat písemně, elektronicky, telefonicky nebo ústně (při osobním jednání), a to prostřednictvím pracoviště Knihovny na nám. Svobody 56, Planá, PSČ:34815 (kancelář knihovny), na telefonním čísle 374792721 nebo na e-mailové adrese knihovna@muplana.cz. Veškeré informace o zpracování osobních údajů jsou Uživateli bez zbytečných odkladů předány nejpozději do 30 dnů od podání žádosti Uživatele a v návaznosti na ověření jeho totožnosti. V případě komplikovaných dotazů může být tato lhůta prodloužena o dalších 60 dnů. V případě neoprávněných opakovaných žádostí může být za poskytnutí těchto informací požadována odpovídající finanční úhrada.
9.3. Uživatel má právo vznést námitku ke zpracování jeho osobních údajů. Tato námitka musí mít písemnou podobu.
9.4. Uživatel má právo na přesnost a opravu zpracovávaných osobních údajů. Správce je povinen na základě písemné žádosti Uživatele a ověření jeho totožnosti provést okamžitou úpravu zpracovávaných osobních údajů Uživatele nebo umožnit tyto úpravy provést přímo Uživateli prostřednictvím elektronických systémů (uživatelského konta).
9.5. Uživatel má právo být informován, zdali jsou jeho osobní údaje předávány dalším zpracovatelům osobních údajů, popř. zdali dochází k jejich poskytování do zahraničí.
9.6. Uživatel má právo na výmaz (právo „být zapomenut“) a kdykoliv může požádat o ukončení zpracování osobních údajů. Tato žádost musí mít vždy písemnou podobu a na základě ověření oprávněnosti žadatele a po vyrovnání veškerých závazků ke Knihovně jsou jeho osobní údaje vymazány v souladu s touto přílohou dle ustanovení v bodech 8.
9.7. Uživatel má právo získat veškeré informace o evidenci a zpracování jeho osobních údajů ve strojově čitelné podobě ( PDF).
9.8. Uživatel má právo na přenositelnost poskytnutých zpracovávaných osobních údajů a může požádat o kopii těchto osobních údajů v běžném elektronickém formátu.
9.9. Uživatel má právo osobně nebo prostřednictvím Pověřence podat podnět nebo stížnost k prošetření oprávněnosti evidence a zpracování jeho osobních údajů Správcem (Knihovnou) u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
-
Uživatel má právo odvolat svůj souhlas, pokud je zpracování osobních údajů založeno na souhlasu Uživatele. Odvolání souhlasu musí být realizováno písemně. Odvoláním souhlasu není dotčeno zpracování osobních údajů, které provádí Správce na základě jiného právního titulu, zejména za účelem plnění smlouvy, oprávněného zájmu správce a zákonného zpracování.
10. Kdo má přístup k osobním údajům Uživatelů
10.1. K osobním údajům Uživatelů mají přístup pouze oprávnění zaměstnanci Knihovny v rámci plnění svých pracovních povinností souvisejících s výpůjční činností a nabídkou služeb Knihovny.
10.2.K osobním údajům Uživatelů mají přístup interní a externí servisní pracovníci zabezpečující správu automatizovaného knihovního systému.
11. Kterým dalším Zpracovatelům Knihovna předává osobní údaje
11.1. Knihovna v odůvodněných případech (vymáhání pohledávek z výpůjční činnosti) předává zpracovávané osobních údaje Uživatelů pouze právnímu zástupci Města Planá. Osobní údaje jsou předávány výhradně zabezpečeným elektronickým komunikačním kanálem prostřednictvím datových schránek. O této skutečnosti je Uživatel písemně informován odesláním doporučeného dopisu na adresu bydliště uvedenou při registraci.
11.2. Knihovna předává osobní údaje Uživatelů ve formě doručovací adresy na poštovních zásilkách při zasílání informací o upomínkách, rezervacích a objednávkách prostřednictvím společností zabezpečujících poštovní služby (Česká pošta a další).
12. Porušení zabezpečení a únik zpracovávaných osobních údajů
12.1. Provozovatel Knihovny je povinen v případě porušení zabezpečení a úniku zpracovávaných osobních údajů ohlásit tuto skutečnost Pověřenci a následně Úřadu pro ochranu osobních údajů, a to do 2 hodin od okamžiku, kdy se o něm dozvěděl.
13. Kontaktní osoby Správce a Pověřence
13.1. Správce
Město Planá
nám. Svobody 1, 34815 Planá
kontakt vystupující za Správce:
xxxxx
13.2. Pověřenec
Veronika Horká 723 221 120,Alexandr Fedorov 724 664 074, e-mail: eurogdpr@email.cz
14. Způsob zpracování, uchování a systém ochrany osobních údajů je podrobně zpracován v interní směrnici o ochraně osobních údajů Uživatelů knihovních služeb tak, aby se předešlo jejich poškození nebo zneužití. Při plnění pracovních povinností mají k osobním údajům přístup pouze pověření zaměstnanci Správce, kteří jsou písemně zavázáni postupovat v souladu s Nařízením a zachovávat mlčenlivost.
V Plané 25. 5. 2018